Adjoint au chef de service

Julie RODDE

Poste 7060

Secrétariat du chef de service

Nicole GONZALES

Poste 7061
Télécopieur 7047

BUREAU DES RESSOURCES HUMAINES 
ET DE L'ORGANISATION INTERNE

Chef de bureau

Julie RODDE
Gestionnaire RH, encadrement et organisation du bureau service en charge de la gestion des ressources humaines.
Suivi des carrières des agents, situations administratives individuelles, rémunération et régime indemnitaire, carrière, mobilité, entretien professionnel, information retraite, organisation et enregistrement du temps de travail, suivi du budget des rémunérations, du plan de charge des effectifs, ventilation analytique des effectifs.

Formation : recensement des besoins, logistique

Secrétariat du CTP

Organisation interne : organiser et faire fonctionner le bureau du courrier : gestion quotidienne, suivi budgétaire, tri du courrier réservé et indexation du courrier réservé numérisé, élaboration du recueil des actes administratifs, délégation de signature des agents de la préfecture.

Poste 7060

Adjointe au chef de bureau

Annick CHOPARD

Poste 7065

Annick CHOPARD

Suivi du budget des rémunérations de l'UO70, mise à jour des situations individuelles des agents, actualisation des primes, verrouillage le 5 du mois de la situation du mois précédent.
Vérification des écarts entre budget prévisionnel et budget réalisé en fin d'année grâce aux états détaillés par article établi par la TG25.

Préparation du budget prévisionnel des rémunérations, anticiper changement individuel des agents qui interviendront l'année N+1 (avancement, échelon, retraites, temps partiel).
Calcul des montants prévisionnels annuels des différentes primes (travail d'équipe, heures supplémentaires, astreintes, interventions). Données à intégrer dans BGP2.

Effectifs : plans de charge des effectifs, évaluation des besoins en recrutement, participation aux CTP, notes régulières pour les réunions avec RBOP.

Ventilation analytique : mise à jour des missions, fonctions et métiers des agents dans BGP2 qui répartit les dépenses de rémunérations sur les 5 actions du programme 307, verrouillage mensuel.

Formation : recensement des besoins en formation, en lien avec le chef de bureau, réponse aux besoins exprimés (gestion des informations reçues, diffusion ciblée des offres de stages, priorisation) participation aux réunions régionales, logistique des stages organisés dans le département, logistique déplacement/hébergement en lien avec l'agent chargé des paies, suivi statistique et financier en lien avec le chef de bureau.

Poste 7065

Isabelle CHERRIER

Paie : traitement de l'ensemble des opérations liées à la rémunération par GIRAFE : prise en compte des arrêtés d'avancement automatique d'échelon, de promotion de grade, de temps de travail, NBI, demi-traitement, éléments personnesl (RIB, enfants).

Calcul et paiement des primes mensuelles (IEMP, IAT et IFTS) + établissement des tableaux mensuels pour la TG et suivi par agent (en fonction du temps de travail demi-traitement, arrivée, départ) avec en milieu d'année régularisation des TMO de l'année en cours

Suivi des sujétions particulières en fonction des changements de poste, temps de travail et gestion des crédits correspondants, gestion des primes de travail et de la réserve d'objectifs, recueil des propositions, synthèse, proposition de répartition, suivi de l'enveloppe, calcul à partir des compteurs des heures supplémentaires et d'intervention à payer et suivi de consommation des crédits d'astreintes, interventions, heures supplémentaires

Paiement des indemnités de jury secourisme, jury d'examen taxi, interprètes par GIRAFE, paiement des travaux d'élections par GIRAFE, suivi de la NBI et prise des arrêtés (circulation, étrangers, postes spécifiques)

Retraite : envoi des pièces nécessaires à la constitution des dossiers de retraite à la préfecture de région ou au SGAP, suivi de la campagne information retraite, recherche pour les agents partis de la préfecture (états de service, IRCANTEC, attestations)

Formation : logistique déplacement, hébergement en lien avec l'agent chargé de la formation.

Poste 7062

Nicole GONZALES

Gestionnaire ressources humaines, assistante de direction

Gestion du temps de travail : suivi du temps de travail sur le logiciel WINTIME (traitement des anomalies et mise à jour des compteurs, enregistrement des congés annuels, jours Artt, autorisations d'absence, récupérations horaires, formation, compte épargne temps, recensement des grévistes, délivrance des badgets d'accès et paramétrage des accès)

Suivi des demandes de temps partiel (préparation de l'arrêté, mise à jour des droits à congés, enregistrement dans DIALOGUE)

Suivi des dossiers de l'exercice du droit syndical (décharge pour activité syndicale, autorisation d'absence)

Suivi des congés de maladie, de longue maladie, longue durée, saisine du comité médical, décompte des jours Artt, passage à demi-traitement, arrêtés, courriers, enregistrement sur DIALOGUE)

Suivi de l'absentéisme (bilan social, statistiques)

Gestion des dossiers d'accidents de service (enquêtes, suivi des indemnisations, etc...)

Traitement des demandes de stages, demandes d'emploi, information sur les offres de concours recrutement, etc...

Mise à jour des publications sur l'Intranet (CTP et activité du poste)

Indicateurs de gestion, recensement et saisie dans Infopref

Secrétariat du chef de service et du bureau des ressources humaines et de l'organisation interne

Commande de fournitures

Suppléance du secrétariat du secrétaire général.

Poste 7061

Edith LAVILLE

Suivi des situations administratives individuelles (administratifs et techniques)

Anticipation et vérification des actes de gestion pris par la préfecture de région et validation dans Dialogue (positions administratives, promotion d'échelons, avancement, reclassements, radiations)

Préparation, organisation et suivie de la campagne d'entretien professionnel (mise à jour dans Dialogue).

Préparation des tableaux relatives à l'attribution de réduction d'ancienneté et à l'avancement pour les agents administratifs pour la commission d'harmonisation départementale et en vue de la CAP régionale, et également pour les agents techniques avec le SGAP (tableaux à compléter)

Elaboration des fiches individuelles pour l'avancement (cat. A, B, C) ou rapport sur la manière de servir pour les agents techniques

Reclassement suite aux CAP
Dossiers de mutation et de détachement

Suivi de la mobilité et des fiches de poste

Préparation et organisation des élections professionnelles (tous les 3 ans)
Fiabilisation Dialogue y compris en GN et en PN
Les élections CAPL, CAPN et CTP
Tenue des bureaux de vote, dépouillement, centralisation des résultats, rédaction des PV
Affichage

Mise à jour de l'Intranet pour ce qui concerne ces attributions.

Poste 7064

Gestionnaire courrier
Aide au tri quotidien du courrier, des recommandés, aide à l'affranchissement en cas de besoin (absence, surcroît d'activités), aide à l'envoi des circulaires préfectorales papiers aux collectivités, aide à la numérisation

Suivi des budgets courrier (dépenses affranchissement, maintenance machine à affranchir, achat et entretien de matériel, achat de consommables

Exploitation de la boîte fonctionnelle courrier

Enregistrement du recueil des actes administratifs en utilisant Territorial et diffusion, procédures liées au dépôt légal

Mises à jour diverses (listes des postes téléphoniques, annuaires des services de l'Etat, bottin administratif)

Déplacement :
- établissement des ordres de mission, bons de transport, réservations hôtelières
- suivi des dossiers de frais de déplacement pour les réunions

Suivi du budget du BRHOI
Suivi des factures réservations hôtelières, frais de déplacement, affranchissement, visites médicales, frais de représentation, changement de résidence
Préparation des délégations de signature des agents de la préfecture, mise à la signature et diffusion

Affaires domaniales

Tableau des réunions, réservation des salles pour les services déconcentrés, traitement des modifications et annulations

Application arrêtés : gestion des signataires, annulation des arrêtés erronés, numérotation des actes conjoints

Déclaration CNIL : mise à jour des dossiers.

Poste 7045

Jeanine FRANZINI

Corinne PICHOT

Gestionnaire courrier

Réception, ouverture et tri du courrier par direction de la préfecture et par services de l'Etat
Enregistrement des plis recommandés
Prise en charge du courrier dans les bureaux, mise sous pli si besoin, affranchissement ou répartition dans les cases courrier
Tri des plis affranchis avant collecte par la Poste
Dans le cadre de la mutualisation des fonctions courrier, affranchissement des plis de la DDCSPP et de l'UT DREAL, réception et remise du courrier de l'UT DIRECCTE à la Poste

Visa des délibérations des collectivités territoriales

Envoi hebdomadaire des délibérations visées aux collectivités territoriales
Envoi des circulaires préfectorales aux collectivités territoriales non reliées à Territorial

Tirage de jeux d'enveloppes : utilisation d'un gestionnaire d'adresses et d'un micro-ordinateur

Numérisation du courrier réservé

Enregistrement et diffusion des circulaires en l'absence de l'agent en charge de cette attribution

Exploitation de la boîte fonctionnelle courrier

Poste 7043

Christelle CORNEVEAUX

Marie-Ange PELLETIER

Marianne HUFSCHMID

Catherine TISSERAND

Standard

Exploitation du standard téléphonique de la préfecture de 7 h à 21 h (fax, téléphone, messagerie)

Poste 4029

CELLULE DE L'ACTION SOCIALE
ET DE LA PREVENTION

Chef de bureau

Danielle PHILBERT

Conseillère mobilité-carrière

• accompagnement individuel des agents, analyse de leur parcours et aide dans leur projet professionnel

Action sociale des services déconcentrés du MIOMCTI

• mettre en oeuvre et assurer le suivi administratif et cubdgétaire de l'action sociale des agents du MIOMCTI
• mettre en oeuvre et assurer le suivi de la médecine de prévention
• gérer et exercer le secrétariat de CDAS
• assurer le suivi du RIA
• collaborer avec l'assistante de service social

Hygiène et sécurité

• CHS : préparation, secrétariat et suivi
• assurer les missions d'ACMO et d'adjoint de sécurité
  

Poste 7050

Eva CHABOD

Suivi de la commission départementale d'action sociale
Election, composition de la CDAS, préparation des dossiers, compte-rendu des réunions, mise en oeuvre des propositions et des orientations retenues

Accueil de premier niveau des personnes en difficultés en liaison avec l'assistante sociale

Instruction des dossiers de prestations sociales (enfants handicapés, séjours)
Election et coordination de l'action des correspondants du service social
Relais d'information de la SDAS (prestations interministérielles, actions de la fondation Jean-Moulin
Organisation de l'arbre de Noël et des cadeaux de Noël aux agents
Participation aux réunions de la SRIAS, mise en place des actions
Gestion des espaces sociaux de restauration de la préfecture et des commissariats

Mise en oeuvre de la médecine de prévention, suivi de la convention avec médecin, suivi des visites médicales obligatoires, suite à un arrêt de travail
Visites des locaux, des postes de travail, réapprovisionnement des mallettes à pharmacie

RIA : suivi des conventions de restauration, suivi des fluides, financement des investissements, participation à l'AG, au conseil de surveillance, au conseil d'aministration

Suivi budgétaire :
Budget assistante sociale, action sociale prog 307 - budget SDAS - budget d'initiatives locales

Logement des fonctionnaires : suivi des places réservées
Suivi des actions interministérielles : places de crèches, centres de loisirs

Poste 7046

ASSISTANTE SOCIALE

Catherine MAGDONNAL

Poste 7048

BUREAU DE LA COORDINATION ET DE LA GESTION BUDGETAIRE ET PATRIMONIALE

Chef de bureau

Michèle JUY

Coordination des services de l'Etat
Pilotage et gestion budgétaire des programmes relevant du bureau

Gestion patrimoniale :
Correspondant du service des achats de l'Etat
Organisation de la surveillance et du gardiennage des locaux (accueil et conciergerie)

Imprimerie et reprographie : suivi des travaux d'impression, gestion du parc de matériels de reprographie

Correspondant CHORUS, CADA, INSEE
Encadrement d'une équipe
Courrier réservé en remplacement

Poste 7111

Adjointe au chef de bureau

Claude EMPORTE

Poste 7055

Annie FAIVRE

Gestion du patrimoine mobilier et immobilier

• suivi des différents contrats passés par la préfecture
• suivi du patrimoine immobilier de la préfecture
• référente pour la préfecture sur le logiciel RE-FX

Suivi des marchés de travaux concernant la préfecture sur tous les programmes

Suivi de la politique immobilière de l'Etat, du FIAH (fonds interministériel pour l'accessibilité des handicapés) et de la gestion de la cité administrative

Gestion de la dépense, en particulier :

• suivi, contrôle, enregistrement des expressions de besoins formulés par le bureau de la coordination interministérielle, de la gestion budgétaire et patrimoniale, dans NEMO
• approvisionneur : validation des expressions de besoins

Suivi budgétaire des crédits du bureau de la coordination et de la gestion budgétaire et patrimoniale, des crédits EMIR

Ventes domaniales : préparation et suivi

Poste 7055

Application informatique Orchidée (travaux de fin de gestion)
Pilotage et programmation de tous les programmes gérés par le bureau hormis les programmes 307-333-309
Délégation de crédits
Suivi budgétaire des différents programmes

Suivi de la gestion des dépenses
Suivi, contrôles des expressions de besoins formulées par les services dépensiers dans NEMO
Approvisionneur
pour le programme 128 (coordination des moyens de secours) - 104 (immigration et asile) - 165 (conseil d'Etat et autres juridictions administratives) - 723 - 216 (action sociale et contentieux) - 181 (prévention des risques)

Appui pour la gestion des autres programmes gérés par le bureau

Responsable de l'UO contentieux (programme 216) du MIOMCTI (CNI-Passeports)

Poste 7113

Application information Orchidée (travaux de fin de gestion)

Suivi de la gestion des dépenses
Suivi, contrôle des expressions de besoins formulées par les services dépensiers dans NEMO
Approvisionneur
pour les programmes 743 (allocations aux anciens supplétifs) - 833 (CAS - avances aux collectivités - TIPP-RSA) 207 (sécurité et circulation routières) - 129 (MILDT) - 303 (immigration et asile)

+ aide à la gestion dans NEMO des programmes 128 - 104 - 165 - 723 - 216 - 181

Suivi des consommations : fluides, eau, copieurs

Poste 7112

Pilotage et programmation des crédits hors titre 2, notamment :

• délégation de crédits
• engagements comptables
• préparation et élaboration des budgets prévisionnels
• étude et compte-rendu des budgets exécutés
• suivi des budgets des services dépensiers (fonction d'alerte)
• mise en place des études budgétaires dans des domaines ciblés (téléphone, péages, carburants, affranchissement, frais de réception)
• comptabilité analytique

Gestion de la dépense, en particulier :

• suivi, contrôle des expressions de besoins et service fait saisis par les services dépensiers dans NEMO
• approvisionneur : validation des expressions de besoins
• gestion des factures de tous les services, contrôles des imutations budgétaires et envoi à la plate-forme CHORUS

Suivi des indicateurs : délai de mandatement dans PILOT

Appui pour la gestion des autres programmes gérés par le bureau

Suivi des cartes d'achat : centralisation es pièces (factures et tickets de cartes) transmises par les centres de responsabilité et envoi mensuel à la plate-forme CHORUS

Poste 7042

Véronique BAGUE

Application informatique Orchidée (travaux de fin de gestion)

Pilotage et programmation de tous les programmes gérés par le bureau hormis les programmes 307-33-309

• délégation de crédits
• suivi budgétaire des différents programmes

Suivi de la gestion des dépenses

• suivi, contrôle des expressions de besoins formulées par les services dépensiers dans NEMO
• approvisionneur

pour les programmes 128 (coordination des moyens de secours) - 107 (immigration et asile) - 165 (conseil d'Etat et autres juridictions administratives) - 723 (REATE + CIPI) - 216 (action sociale et contentieux) - 181 (prévention des risques)

Appui pour la gestion des autres programmes gérés par le bureau

Poste 7051

Poste 7112

Sandra DUPONT

Remplaçante : Chrystelle JOURNOT

Accueillir les usagers du service public, les renseigner, les orienter, les aider dans leurs démarches administratives, notamment dans le respect des règles de sécurité

Assurer le pré-accueil des usagers pour les services de guichets
Afficher les documents sur les panneaux destinés à cet usage, à la préfecture
Gérer la messagerie "préfecture" transmettre les messages aux services concernés (directeurs, chefs de bureau)

Poste 7154

Bernard DEMESY
Reprographe

Faire fonctionner l'imprimerie de la préfecture
Assurer la coordination des travaux de conception et d'impression
Animer le travail d'équipe au sein de l'atelier impression

Jean-Luc MULLER

Travaux de reprographie au sein de l'imprimerie
Distribution du courrier à la DDCSPP et à la DDT

Concierge référent en alternance
Suppléance du concierge
Renfort ponctuel à l'accueil

Poste 7053

Atelier

Gérard JACQUIN

Entretenir les bâtiments affectés à la préfecture notamment en matière d'électricité
Participer à la préparation et au déroulement des manifestations, réceptions et événements auxquels est confrontée la préfecture

Pierre BOREY

Entretenir les bâtiments affectés à la préfecture notamment en matière de plomberie
Participer à la préparation et au déroulement des manifestations, réceptions et événements auxquels est confrontée la préfecture

Hubert MENIGOZ
Gérard FIVEL

Entretenir les bâtiments affectés à la préfecture notamment en matière de peinture
Participer à la préparation et au déroulement des manifestations, réceptions et événements auxquels est confrontée la préfecture

Poste 7056

Didier MAGNIN

Entretenir les espaces verts du parc de la préfecture, des villas SG et DC et du parking du souvenir français
Participer à la préparation et au déroulement des manifestations, réceptions et événements auxquels est confrontée la préfecture
Assurer la décoration florale intérieure à l'occasion des divers événements

Poste 7056

Gardiennage et maintenance

Didier JACOB

Gardiennage :

Faire fonctionner la conciergerie dans le cadre du service organisé par le chef de bureau : contrôle des accès, surveillance des locaux et orientation des visiteurs
Appliquer les consignes d'hygiène et se sécurité édictées par le règlement du service intérieur
Appliquer les consignes de sécurité et de gardiennage émanant du directeur des services du cabinet

Maintenance :

Réaliser des opérations courants d'entretien, de réparation.

Poste 7056